1. ORIGEM
Em 1.997 foi aprovada a constituição de um grupo de trabalho, composto por representantes dos Fiscos de todas as Unidades da Federação, com o objetivo de estudar a adoção de um sistema de troca de informações. Esse grupo passou a trabalhar no sistema batizado com o nome de SINTEGRA - Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços, cujas metas principais são:
a) reduzir e simplificar as obrigações tributárias acessórias dos contribuintes na prestação de informações sobre operações com mercadorias e serviços;
b) consolidar o uso de sistemas informatizados para aprimoramento dos controles do Fisco sobre as operações com mercadorias e serviços realizadas pelos contribuintes.
Para atingir esses objetivos foi criado o site www.sintegra.gov.br, no qual podem ser encontradas informações relativas ao sistema e também à:
a) composição da inscrição estadual de cada Estado;
b) situação cadastral dos contribuintes;
c) download do Validador Sintegra e do programa de Transmissão Eletrônica de Documentos - TED;
1.1. Ampliação do sistema
Inicialmente o projeto foi concebido para a informatização do intercâmbio de dados somente sobre operações interestaduais, mas passou a ser utilizado pelas Administrações Tributárias Estaduais para alavancar o processo de informatização no recebimento e tratamento, em larga escala, da totalidade das operações (internas, interestaduais, com exterior) realizadas pelos contribuintes do ICMS, buscando maior eficácia na análise fiscal.
Dessa forma, a legislação determina que alguns contribuintes gerem e remetam ao Fisco arquivos com os dados relativos às operações que realizar.
2. CONVÊNIO ICMS 57/1995
O Convênio ICMS 57/1995 dispõe sobre os procedimentos para emissão e escrituração de documentos por processamento de dados e instituiu o Manual de Orientação que estabelece o padrão (layout) do arquivo magnético, para entrega ao Fisco, que deve ser gerado pelos contribuintes.
Dessa forma, o arquivo gerado de acordo com o disposto no Manual de Orientações do Convênio ICMS 57/1995 deverá ser transmitido:
a) para as Secretarias de Fazenda dos Estados com os quais os contribuintes realizaram operações e prestações; ou
b) para a Secretaria de Fazenda do Estado de domicilio do contribuinte, com a totalidade das operações, para que esta transmita os respectivos arquivos aos demais Estados.
2.1. Contribuintes obrigados à entrega do arquivo magnético
Está obrigado à geração e à transmissão do arquivo magnético o contribuinte que:
a) emitir documento fiscal e/ou escriturar livro fiscal em equipamento que utilize ou tenha capacidade de utilizar arquivo magnético ou equivalente;
b) utilizar Equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF), que tenha condições de gerar arquivo magnético, por si ou quando conectado a outro computador, em relação a todas as operações que realizar. A legislação de cada UF poderá dispensar a entrega nesse caso;
c) não possuindo sistema eletrônico de processamento de dados próprio, utilizar serviços de terceiros com essa finalidade.
Ressalte-se que a utilização de, no mínimo, computador e impressora para preenchimento de documento fiscal é considerada como uso de sistema eletrônico de processamento de dados, estando abrangido na letra "a".
2.2. Pedido de uso, alteração e cessação de uso do sistema eletrônico de processamento de dados
O uso, a alteração do uso ou a desistência do uso do sistema eletrônico de processamento de dados para emissão de documentos fiscais e/ou escrituração de livros fiscais, serão autorizados pelo Fisco da unidade da Federação a que estiver vinculado o estabelecimento interessado, em requerimento preenchido em formulário próprio.
Assim, para que o contribuinte esteja regular, antes de iniciar o uso do sistema eletrônico de processamento de dados para emitir documentos fiscais ou escriturar seus livros, deverá solicitar autorização para sua utilização ao Fisco do Estado onde estiver estabelecido.
2.3. Manutenção do arquivo magnético
O contribuinte usuário do sistema eletrônico de processamento de dados está obrigado a manter, pelo prazo previsto na legislação da unidade federada a que estiver vinculado, as informações atinentes ao registro fiscal dos documentos recebidos ou emitidos por qualquer meio, referentes à totalidade das operações de entrada e de saída e das aquisições e prestações realizadas no exercício de apuração:
a) por totais de documento fiscal e por item de mercadoria (classificação fiscal), quando se tratar de Nota Fiscal, modelos 1 e 1-A, podendo, a critério de cada unidade da Federação, ser exigido neste formato a Nota Fiscal do Produtor, modelo 4, e o cupom fiscal.
b) por totais de documento fiscal, quando se tratar de:
b.1) Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, modelo 6;
b.2) Nota Fiscal de Serviços de Transporte, modelo 7;
b.3) Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, modelo 8;
b.4) Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, modelo 9;
b.5) Conhecimento Aéreo, modelo 10;
b.7) Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, modelo 11;
b.8) Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21;
b.9) Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações, modelo 22;
c) por total diário, por equipamento, quando se tratar de Cupom Fiscal ECF, PDV e de Máquina Registradora, nas saídas;
d) por total diário, por espécie de documento fiscal, nos demais casos.
O registro fiscal por item de mercadoria mencionado na letra "a" fica dispensado quando o estabelecimento utilizar o sistema eletrônico de processamento de dados somente para escrituração de livros fiscais.
A manutenção do arquivo magnético conforme previsto neste subtópico não dispensa o envio das informações à Secretaria da Fazenda dos Estados. Portanto, além da obrigação de enviar o arquivo magnético, o contribuinte deverá também mantê-lo para que seja apresentado ao Fisco em uma eventual fiscalização.
2.4. Entrega das informações relativas às operações interestaduais
Até 31/12/2002, o contribuinte tinha que remeter às Secretarias de Fazenda, Finanças ou Tributação das unidades da Federação destinatárias das mercadorias, até o dia 15 do primeiro mês de cada trimestre civil, arquivo magnético, com registro fiscal, das operações interestaduais efetuadas no trimestre anterior. Ou seja, a periodicidade do envio do arquivo magnético e das informações geradas era trimestral.
A partir de 01/01/2003 a entrega do arquivo magnético passou a ser mensal, devendo ser remetido às Secretarias de Fazenda, Finanças ou Tributação das Unidades da Federação, até o dia 15 de cada mês, com o registro fiscal das operações e prestações interestaduais efetuadas no mês anterior.
Observe-se que as informações remetidas a cada Unidade da Federação deverão restringir-se às operações e prestações com contribuintes nela localizados.
2.4.1. Entrega do arquivo magnético ao Estado do domicílio do contribuinte
Em substituição ao envio do arquivo magnético a cada Estado, a Unidade da Federação de domicílio do contribuinte pode exigir que seja entregue apenas à sua Secretaria da Fazenda, arquivo magnético contendo o registro fiscal das operações e prestações realizadas com todos os Estados, podendo exigir também a inclusão nesse arquivo das operações e prestações internas. Caberá à unidade da Federação de domicílio do contribuinte que recebeu o respectivo arquivo repassar as informações correspondentes aos demais Estados.
Caso ocorra essa hipótese, a Unidade da Federação a qual será entregue o arquivo magnético deverá informar, às Unidades Estaduais de Enlace/Sintegra das demais unidades federadas, a relação dos contribuintes dispensados da entrega a cada uma delas.
2.4.2. Validação do arquivo magnético
O arquivo gerado pelo contribuinte, de acordo com o layout previsto no Convênio 57/1995 deverá ser previamente consistido por programa validador.
O Validador Sintegra, disponível para download no site www.sintegra.gov.br, tem a finalidade de padronizar informações. É uma ferramenta programada para verificar se os arquivos textos elaborados pelos contribuintes para entrega ao Fisco obedecem ao padrão da legislação.
O Validador Sintegra não gera o arquivo texto, pois este é de responsabilidade do contribuinte. O Validador apenas faz a consistência do arquivo texto já elaborado pelo contribuinte e o grava para transmissão à Secretaria da Fazenda.
Foi criado, para auxiliar na instalação e no uso do Programa Validador do SINTEGRA, um manual que traz todas as orientações necessárias à utilização do software, que também está disponível para download no site do Sintegra.
O programa após fazer a validação apresenta o seu resultado da seguinte forma:
FIGURA 01
Assim, o resultado da validação poderá ser, conforme o exemplo acima, "arquivo rejeitado", que não habilita o arquivo para transmissão. O Validador rejeita os arquivos que não obedecem ao padrão da legislação emitindo um relatório de críticas para que o contribuinte possa identificar as inconsistências e providenciar as correções.
FIGURA 02
Outro resultado que será apresentado após a validação é "arquivo aceito". Nesse caso o arquivo fica habilitado para ser transmitido pelo programa TED-Transmissão Eletrônica de Documentos. O contribuinte deverá gerar a mídia para entrega, clicando na opção correspondente.
Uma vez criada a mídia, na janela "Operações" do programa o contribuinte deverá clicar em "Transmitir remessa" e indicar a Unidade da Federação a qual deseja enviar o arquivo.
2.4.3. TED - Transmissão Eletrônica de Documentos
O TED, disponível para download no site do Sintegra, transmite pela Internet, os arquivos gerados pelo Validador Sintegra e apresenta as seguintes características:
a) segurança, pois coloca criptografia nos arquivos a serem transmitidos;
b) após a transmissão bem sucedida, o programa gera automaticamente um comprovante que fica gravado para consulta no próprio equipamento do contribuinte.
Os Estados do Paraná e Santa Catarina utilizam procedimentos diferenciados para a recepção de arquivos, que devem ser validados e gravados com o uso do Validador Sintegra, no entanto, a transmissão dos arquivos para esses Estados deverá ser feita mediante programa de transmissão próprio que poderão ser obtidos nos respectivos sites das Secretarias da Fazenda.
3. ESTRUTURA DO ARQUIVO MAGNÉTICO
O arquivo é composto por registros (linhas) e cada registro é composto por campos.
Os registros possuem no máximo 126 posições, que deverão ser preenchidas com números, letras, ou espaços em branco (um espaço em branco também é contado como uma posição).
FIGURA 03
4 INTEGRIDADE RELACIONAL E CONSISTÊNCIA
Vários campos e registros dos arquivos magnéticos se relacionam. Assim, o preenchimento de um deles exige, obrigatoriamente, o preenchimento coerente do outro, de forma a manter "Integridade Relacional do Arquivo Magnético".
Os softwares que geram arquivos magnéticos devem levar em consideração a integridade relacional sob a pena de serem rejeitados pelo programa validador do SINTEGRA.
Ex.: O contribuinte do IPI que informar somente o registro tipo 51 (específico do IPI), e não informar o registro tipo 50 (genérico da nota fiscal), estará omitindo outras informações do documento fiscal que não estão abrangidas pelo registro tipo 51, e desta forma, seu arquivo magnético não possuirá integridade relacional.
5. LANÇAMENTO NOS LIVROS PELO TOTAL DE DOCUMENTOS
Há casos em que a legislação prevê o lançamento, nos livros fiscais, pelo total dos documentos, no entanto, o Convênio ICMS 57/95 prevê essa possibilidade apenas em alguns casos e, portanto, os registros devem ser mantidos em meio magnético, por documento e na forma exigida no Convênio.
Ex.: apesar da legislação prever que os lançamentos das notas fiscais de saída, no Livro Registro de Saídas, possa ser feito englobadamente, pelo total diário, no arquivo magnético, elas deverão ser informadas individualmente. Nesse mesmo sentido, deverão ser mantidas informações individualizadas por CTRC, nos casos em que a legislação autoriza a emissão de nota fiscal de entrada para acobertar todas as aquisições de serviço de transporte ao final do mês.
Assim, o banco de dados deve ser alimentado e mantido com a totalidade das informações, isto é, com o lançamento individual e detalhado dos documentos.
6. INFORMAÇÕES EM MEIO DIGITAL
Além do arquivo em meio magnético tratado anteriormente, o Conv. 57/95, com a alteração promovida pelo Conv. 54/05, prevê também normas relativas a geração, ao armazenamento e ao envio de arquivos em meio digital, relativos aos registros de documentos fiscais, livros fiscais, lançamentos contábeis, demonstrações contábeis, documentos de informações econômico-fiscais e outras informações de interesse do Fisco, que devem ser feitos de acordo com o Manual de Orientação do Leiaute Fiscal de Processamento de Dados instituído por Ato Cotepe.
Nesse sentido foi publicado o Ato Cotepe 35/05, alterado pelo Ato Cotepe 70/05, que aprovou o referido Manual. Dessa forma, a pessoa jurídica, de acordo com a legislação pertinente, está sujeita a gerar, armanezar e prestar informações fiscais referentes à totalidade das operações de entradas e de saídas, das aquisições e das prestações, dos lançamentos realizados nos exercícios fiscais de apuração e de outros documentos de informação correlatos, em arquivo digital de acordo com as especificações indicadas no manual.
Observe-se que as informações contidas no arquivo digital são mais abrangentes do que aquelas geradas em meio magnético e podem ser exigidas pelo Fisco seja federal ou estadual. As regras relativas à forma, ao local e ao prazo de entrega do arquivo digital deverão ser estabelecidas por cada órgão solicitante, que poderá exigir que o arquivo seja previamente consistido por programa validador por ele fornecido.
Ressalte-se que, de acordo com o Conv. 54/05 alterado pelo Conv. 52/06:
a) o layout previsto no Ato Cotepe 70/05 não se aplica às empresas submetidas às disposições do Convênio ICMS 115/03 (contribuintes prestadores de serviços de comunicação e fornecedores de energia elétrica que emitam documentos fiscais, por sistema eletrônico de processamento de dados, em via única), salvo por determinação expressa da legislação de cada Unidade Federada;
b) suas disposições não se aplicam ao Estado do Paraná;
c) produz efeitos em relação a fatos geradores ocorridos a partir de:
c.1) 1º de janeiro de 2006, para a Secretaria da Receita Federal, o Distrito Federal e o Estado de Pernambuco;
c.2) 1º de janeiro de 2007, para os Estados de Alagoas, Amazonas, Ceará, e São Paulo;
c.3) 1º de janeiro de 2008, para os Estados do Acre, Amapá, Bahia, Espírito Santo, Goiás, Maranhão, Mato Grosso, Mato Grosso do Sul, Minas Gerais, Pará, Paraíba, Piauí, Rio de Janeiro, Rio Grande do Norte, Rio Grande do Sul, Roraima, Rondônia, Santa Catarina, Sergipe e Tocantins.
Assim, a implementação dos arquivos em meio digital é gradativa, devendo alcançar os contribuintes de todas as Unidades da Federação até 2008.
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